Check-In Manager ASA
Digitaler Check-in verkürzt Wartezeiten an der Rezeption
Sowohl für kleine als auch große Beherbergungsbetriebe gilt es, den Check-in-Prozess in Hotels möglichst schnell und effizient zu gestalten. Das Softwareunternehmen ASA entwickelte dafür ein Tablet-Tool, mit dem Gäste innerhalb von wenigen Sekunden eingecheckt werden können.
Die Digitalisierung gewinnt für Südtirols Beherbergungsbetriebe zunehmend an Bedeutung. Corona hat diese Entwicklung noch einmal vorangetrieben. Vor allem der Check-in-Prozess soll rasch erfolgen, damit sich die Gäste nicht lange an der Rezeption aufhalten müssen. Die Hotelsoftware ASA wurde daher kürzlich von den Entwicklern um den „Check-in Manager“ erweitert. Dieser ermöglicht einen Check-in innerhalb von wenigen Sekunden.
ID-Scan mittels Tablet
Kommt ein neuer Hotelgast an, der vorab selbst keinen Online-Check-in durchgeführt hat, erfasst der Rezeptionist die Personendaten mithilfe eines Tablets – und zwar nicht mehr manuell, sondern bequem mittels Ausweis-Scan. Dazu wird der Check-in Manager geöffnet, die Reservierung ausgewählt und der entsprechende Ausweis mithilfe der Kamera gescannt. „Die vorhandenen Ausweisdaten, wie zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Dokumentennummer usw., werden in weniger als fünf Sekunden eingelesen und automatisch in die Gästekartei eingespeist“, erklärt Barbara Spitaler, Geschäftsführerin von ASA. „Das hat zwei zentrale Vorteile: der Check-in-Vorgang wird deutlich beschleunigt und die Daten werden korrekt eingelesen.“
Fehlerfrei dank Machine Learning
Während beim manuellen Abtippen von Daten, speziell von längeren Zahlenkombinationen, Fehler passieren können, werden die Kennzahlen vom Check-in Manager korrekt eingelesen. „Auch Personen ohne Rezeptionserfahrung können mit dem Check-in Manager problemlos Gastdaten aufnehmen und einen schnellen und professionellen Check-in abwickeln“, betont Spitaler. Sobald die Gästekartei befüllt wurde, kann direkt mit dem Tablet die Datenschutzerklärung des Gastes eingeholt und die Datenschutzeinwilligungserklärung unterschrieben werden. Dass der Gast dabei nicht nur an der Rezeption, sondern auch im Zimmer oder an der Bar unterschreiben kann, wissen die Gastgeber zu schätzen. Jonas Mairhofer, Direktor der Alpine Spa Resorts: „Im Zuge der Wiedereröffnung habe ich in allen Häusern den Check-in Manager eingeführt. Auch in unseren kleineren Hotels ist das Tool sehr praktisch.“
Papierlose Zukunft
„Die neuen ASA Tablet Tools haben mir meinen Alltag als Rezeptionistin bedeutend vereinfacht. Ich kann nun auf umständliche An- und Abreiselisten an der Rezeption verzichten. Darüber hinaus kann ich jederzeit alle wichtigen Kennzahlen am Dashboard ablesen und mir so schnell und von überall einen guten Überblick über die Hotel-Tagesbewegungen verschaffen“, erläutert Lorena, Rezeptionistin im Alpenpalace Luxury Hideaway & Spa Retreat.
Für ASA Geschäftsführerin Barbara Spitaler wird die Digitalisierung der Hotelbetriebe keinesfalls den persönlichen Kontakt ersetzen; die Software beschleunigt jene Prozesse, die für den Hotelgast ohnehin rasch funktionieren müssen: „Je schneller die Formalitäten erledigt werden, desto eher können die Gäste ihren Aufenthalt genießen. Nun ist die richtige Zeit, neue Tools zu testen und dadurch nach und nach den Hotelalltag zu digitalisieren.“
Weitere Informationen: www.asahotel.com
Medieninformation von ASA (Pressetext 2021)